تجربیات پروند های بازرسی مالی
خرید تجهیزات و وسایل الکترونیک
در پی بررسی های روزمره و متداول از یکی از شرکت ها ( برای حفظ محرمانگی امکان نام بردن از شرکت نیست ) که تجهیزات الکترونیک و فنی برای کل شرکت خریداری می‌کرند. درخواست دریافت و بررسی مدارک خرید دادم.
در ظاهر کار همه چی خوب انجام شده بود استعلام‌های خرید انجام شده بود، فروشندگان پیش فاکتورها رو ارائه کرده بودند و فروشندگان این تجهیزات از تامین کننده های مختلف (هم از فروشگاه بودند هم از شرکت‌ها بودند) شرکت‌ها همه پیش فاکتورهای چاپی داشتند کالاهای مورد نظر همه فنی بودند و قطعات فنی و الکترونیک بودند.
ولی اشکال کار اینجا بود که اطلاعات فنی روی فاکتورها چاپ نشده بود البته که از لحاظ آیین نامه و کمیسیون معاملات هم موارد رعایت شده بود اما فروشگاهی که ازش خرید شده بود فاکتور رو به صورت بدون قید مشخصات فنی ارائه داده بود .
درخواست مستقیم دادم که مشخصات فنی را به ما ارائه بدهند و شروع به بررسی اینترنتی قطعات کردم. قیمت‌هایی که در سایت‌ها و فروشگاه های مختلف پیدا کردم خیلی متفاوت با قیمت خریداری شده بود به همین جهت با مدیر فنی در این مورد صحبت کردم.
واحد فنی ادعا کرد که قیمت‌هایی که شما دارید می‌بینید قیمت‌های کلی هست و این تجهیزات به لحاظ فنی بودن یه سری مشخصات جزئی دارند که شما اطلاعاتی ندارید و نمی‌تونید این بررسی رو به خوبی انجام بدید.
حرفسان کاملا درست و منطقی بود. من به عنوان مدیر حسابرسی اطلاعاتی در طمینه جطئیات تجهیزات فنی نداشتم اما کار من اینجا تمام نشد.
بررسی رو بیشتر انجام دادم و نمونه فاکتورها رو گرفتم و شروع کردم به استعلام گرفتن تک تک فاکتورها بابت هر فاکتور تماس گرفتم ولی متاسفانه مسئول فاکتورها هیچ کدوم جواب نمی‌دادند یا اگر جواب می‌دادند قیمت‌ها خیلی متفاوت از رقم های داخل فاکتور ما بود.
یکی از اون شرکت‌ها رو بیشتر و دقیق تر بررسی کردم مشخصات شرکت روی پیش فاکتور وجود داشت با شرکت تماس گرفتیم ولی پاسخگو نبودند با پیگیری از طریق همون فاکتور به آدرس شرکت مراجعه کردم اما گفتن خیلی وقته از اینجا رفتن!
از روی شماره ثبت اطلاعات شرکت را پیگیری کردیم ولی متوجه شدیم دو سال پیش شرکت تعطیل شده بعد از بررسی کامل مشخص شد تمام پیش فاکتورها ی ارایه شده صوری هستند.
مجدد انبار شرکت مورد بررسی قرار گرفت که این قطعات را از نزدیک بررسی کنیم.
اما مشخص شد به دلیل عدم تایید مدیر واحد فنی هیچگونه از قطعات به انبار ارسال نمی‌شوند و مستقیماً برای دفتر ایشون ارسال می‌شوند انبار و فقط به صورت صوری یک رسید و حواله صادر می‌کند
بررسی‌های فنی در بازار و شرکت‌های دیگر مشخص شد که این قطعات چندین مدل دارند یعنی از یک برند ممکنه کشور سازنده مختلف باشه و قیمت‌هاشون هم مختلف هست و حتی این قطعات فنی ممکنه از یه برند دیگه‌ای ارائه بشه ولی از اونجایی که هیچکس در شرکت هیچگونه ممیزی و کنترلی نمیشه معلوم نیست چه قطعه‌ای مربوط به کدوم سازنده و کدوم کشور و با چه قیمتی وارد مجموعه می‌شه و ممکنه فاکتور با مشخصات قطعه مطابقت نداشته باشد.
در نهایت درخواست مشاور فنی داشتیم که از یک مجموعه دیگر از شرکت بیاد قطعاتی که تعویض شده و خریداری شده رو برای ما بررسی بکنند.
بعد از بررسی کارشناسی در کمال ناباوری مشخص شد هیچ قطعه ای عوض نشده! و میلیون‌ها تومان پول شرکت به سرقت رفته است این جا نقش کنترل‌های داخلی پررنگ می‌شه واحد مالی فقط فاکتور های تایید و مهر شده را پرداخت کرده ولی هیچگونه کنترلی انجام نداده به فقط بخاطر اینکه مطرح شده که کالاها فنی هستند و دانش فنی می‌خواد هیچکس هیچ گونه بررسی و استعلامی انجام نداده است.
بر اساس اعتماد متقابل افراد به همدیگر هیچگونه کنترلی از بابت اینکه با فروشنده تماس بگیرند و پیگیری انجام نشده. در صورتی که واحد انبار می‌بایست این قطعاتو با مشخصاتی که تو فاکتورها قید شده دریافت می‌کرده و تطابق میداده ولی این کار انجام نشده و مدیریت ارشد سازمان هم در جریان این عملیات نبوده مدیر فنی همه را مجاب کرده بود که هیچکس دانش تخصصی لازم داره برای بررسی را ندارد و با همین ترفند میلیون سرمایه شرکت به هدر رفت.
