در شرکتی هزینه‌های جاری را بررسی می کردم و به یک موضوعی برخوردم که سرنخی برای شروع کشف یک تقلب بود. متوجه شدم هزینه‌های کیسه های زباله شرکت در تمام ماه ها بیشتر از حالت نرمال بنظر می رسد.
این شرکت زیر مجموعه‌های زیاد و دفاتر متعددی داشت و گاهی اوقات یه سری از امکانات و وسایل تدارکات از دفتر مرکزی ارسال می‌شد گاهی اوقات هم توسط خود دفاتر خریداری می‌شد همین ناهماهنگی بابت هزینه‌های جاری و مصرفی شرکت وجود داشت. که در بررسی کیسه‌های زباله نشان می‌داد که هزیه گزافی در طی سال بابت کیسه‌های زباله انجام شد است. مصرف این کیسه‌های زباله در طول روز حداکثر برای هر واحد اپارتمان یا هر طبقه یک یک عدد بوده است.
و حجم مواد دور ریختنی همه اتاق‌ها در نهایت یک کیسه جمع آوری می‌شد و به سطح زباله شهرداری انتقال پیدا می‌کرد در سیستم حسابداری این هزینه به همراه سایر هزینه ها ثبت می شد و امکان انالیز فقط یک هزینه خاص نبود.
بر اساس الگوی مصرف که هر طبقه هر روز یک کیسه زباله بزرگ مصرف می‌کند آن کیسه زباله را از لحاظ وزنی اندازه گرفتم و با مشخص شدن وزنش و تعداد مصرف هفتگی و ماهانه از واحد تدارکات درخواست کردم که میزان مصرف دفتر مرکزی و دفاتر شهرستان و دفاتر داخل شهر را اعلام کند.
واحد تدارکات هیچگونه آماری از میزان مصرف در اختیار نداشت و می‌گفت بر اساس نیاز هر واحد هر چقدر که خواسته‌‌اند در اختیارشان قرار دادیم.
موضوع بعدی که خیلی جالب شد و این پازل را تکمیل می‌کرد این بود که واحد تدارکات انبار اختصاصی در اختیار داشت ولی کاردکس و سیستم کامپیوتری بابت موجودی انبار نداشت این بررسی و کشف موضوعات را خیلی جالب‌تر کرد. چون تمام نیازهای مصرفی آن شرکت و دفاتر تابع از طریق واحد تدارکات انجام می‌شد و کلیه خریدها هم به انبار واحد تدارکات می‌رسید و از آنجا خارج می‌شد.
بعد از بررسی بیشتر مشخص شد که چون واحد تدارکات خریدهای خودش را در قالب تنخواه گردان انجام میده و از سقف کمیسیون معاملات کمتر خرید می‌کنه و خودش را ملزم به رعایت چهارچوب‌های مالی نمی‌دونست و اعتقاد داشت هزینه‌های مصرفی و روزانه در اینجا وارد می‌شه و نیازی به این کاردکس و کنترل نیستش بر اساس الگوی وزنی و تعدادی که هر روز از آن کیسه‌های زباله مصرف می‌شدند.
برای کلیه دفاتر و دفتر مرکزی یک الگوی مصرف استخراج شد بعد میزان خریدهای کیسه‌های زباله در طول یک سال از سیستم مالی استخراج شد و جمع‌بندی شد با توجه به اینکه دفاتر هم برای خودشون یه سری خریدهایی بابت کیسه زباله انجام می‌دادند اطلاعات آن ها هم در این تجمیع لحاظ شد و نتیجه حیرت آور بود!
کیسه‌های زباله برای هر طبقه یک عدد روزانه مصرف می‌شد ولی بر اساس الگوی بررسی ما شده بود روزی 8 تا یعنی مازاد مصرف هر طبقه 7 تا بوده یعنی بیش از نیاز شرکت کیسه زباله خریداری شده ولی هیچ ذخیره ای بابت کیسه زباله در انبار تدارکات وجود نداشته است.
فاکتورهایی که توسط واحد تدارکات خریداری شده بررسی شد عمدتاً از یک فروشنده خریداری شده بود و گاهاً هم حالا از فروشگاه‌های دیگری این خرید انجام شده فاکتورمذکور فاکتور رسمی نبود یه فاکتور چاپی موجود در بازار استفاده شده بود و یه مهر ناخوانا و یک شماره تلفن ناخوانا به هر زحمتی بود این اطلاعات استخراج شد وقتی بررسی بیشتر انجام شد مشخص شد آن فروشگاه وجود خارجی نداره و شخصی بوده که طرف حساب واحد تدارکات بوده این فاکتور مهر دار برای کیسه زباله را ارائه میداده و این خرید انجام شده .
از مسئول تدارکات پرسیدم که چرا از یک شخصی خریداری میشده که فروشگاهی نداشته؟ و هیچگونه اطلاعات اقتصادی از آن فروشگاه نیست. گفتن به علت اینکه سقف تنخواه گردان ما کمتر بوده و درخواست‌های شرکت بیشتر بوده این شخص به صورت اعتباری هم با ما این فعالیت را داشته است و کلاً موضوع یک تبانی بوده و فاکتورها ساختگی بوده اند.
یک مرحله بیشتر جلو رفتم و فهمیدم قیمت کیسه‌های زباله گرون‌تر از حالت نرمال هم فروخته شده بودند.
فاکتورها بر حسب تاریخ مرتب شد مشخص شد در یک ماه گاهی اوقات یک فاکتور ارائه شده و گاهی چند فاکتور و مشخص شد که هیچ ترتیب خاصی برای خرید کیسه زباله وجود نداشته در نهایت به این مسئله رسیدیم که اصلاً خیلی از فاکتورهای ارائه شده وجود خارجی نداشته و وجه آن فقط از شرکت دریافت شده است.
یکی از نکات اصلی این پروژه که از این طریق تقلبی صورت گرفته این بوده که کیسه زباله یک کالای بی‌ارزش محسوب میشده و کسی به فکر نمی‌افتاده که کیسه زباله چه ارزشی داره و چون از لحاظ حجمی و وزنی قیمت آنچنانی نداشته و در راستای پاکسازی محیط استفاده میشده و در بین فاکتورهای تنخواه گردان ارسال میشده کنترل‌های مالی و حسابداری هم روش اعمال نمی‌شده
و مهم تر از آن چون فاکتورها در فواصل مختلف به واحد مالی ارائه میشده در بین حجمی از فاکتورها حساسیتی روی این فاکتور انجام نشده از طرفی در طبقه بندی هزینه‌های حسابداری به صورت کلی لحاظ شده و خود واحد مالی هم هیچگونه اطلاعاتی راجع به میزان هزینه‌های مرتبط با کیسه زباله را نداشته و سالانه چندین میلیون تومان که در کیسه زباله ریخته شده است.
تصور رایج از حسابرسی داخلی، اغلب کشف هزینه‌های کلان و نابجاست؛ مواردی که با یک نگاه اجمالی هم قابل تشخیص‌اند. اما ظرافت واقعی این حرفه در کشف جزئیاتی نهفته است که در ظاهر کاملاً طبیعی و بی‌خطر جلوه می‌کنند. در نمونه‌ای که باهم بررسی کردیم، هیچ‌یک از مسئولان منابع انسانی، مالی و مدیریت شرکت از این موضوع اطلاعی نداشتند؛ واقعیتی که به‌تنهایی نشان‌دهنده ضعف جدی در کنترل‌های داخلی سازمان بود.
